この記事の内容
BPOや事務代行を受けていると、取引先から「この作業はAIで自動化できないか」と聞かれた経験がある人もいるでしょう。請求書の入力やメールの仕分けのように、毎月同じ手順で回している作業ほど、その質問を受けやすくなります。
データの入力やメールの仕分けのような定型の作業は、AIの活用で今後短くなりやすいと考えるのが自然です。一方で、代行を続けてきた人の手元には、取引先ごとの例外の扱い方や、どこで人が判断すべきかという業務知識が積み上がっています。この記事では、自動化で短くなる作業と残る業務知識を分けたうえで、その知識をプロダクトにする方法を、Walkersの自社プロダクトを例に整理します。
作業時間で請求する事務代行は縮んでいく可能性が高いので、自動化が取引先の側から進む前に、業務知識を自分の商品にしておくほうが安全です。
この記事について
書いているのは、作る側です。ハコブネを運営する株式会社Walkersは、受託と自社事業で累計300件の開発に関わり、200社以上の事業づくりを支援してきました。監修は取締役の池田龍一です。
一般論ではなく、実際にやったことの中身で説明します。この記事に出てくる数字は、すべて公開済みの自社・支援先の事例から引いています。出典は記事の最後にまとめました。
BPO・事務代行で、自動化によって短くなる作業
事務代行の1か月を作業ごとに分けると、自動化で短くなりやすいものがはっきり見えます。共通しているのは、手順が決まっていて、毎回ほぼ同じ判断で済む作業だという点です。
データの入力と転記
請求書や申込書の内容を読み取り、表やシステムに入力する作業は、AIに読み取りと転記の下書きを任せやすくなっています。その場合、人が行うのは、読み取りの結果に誤りがないかの確認です。取引先ごとに形式が違う書類でも、たたき台までは機械に任せられる場面が出てくると考えられます。入力の件数で請求している場合、その単価は今後下がりやすいと見ておいたほうがよいでしょう。
メールや問い合わせの仕分け
届いたメールを種類ごとに分け、担当者に振り分け、決まった文面で一次の返信をする作業も短くなりやすい作業です。よくある問い合わせへの返信は、AIに下書きさせて人が確認する形に移りやすい作業です。繁忙期に問い合わせが集中しても、一次の返信が遅れにくくなる点は取引先にとっても利点です。
議事録と定例の報告
会議の録音から議事録を作り、決まった形式で報告書にまとめる作業も、AIで下書きを作れます。ここで浮いた時間は、自分の商品づくりに回せる時間になります。
自動化しても残るもの：例外と判断の業務知識
作業が自動化されても、代行の仕事がまるごと無くなるわけではありません。取引先が代行者を頼る本当の理由は、手順書に書かれていない部分にあります。
取引先ごとの例外の扱い方
「この取引先の請求書だけは締め日が違う」「この種類の問い合わせは社長に回す」。こうした例外は、取引先の中でも文書になっていないことが多く、代行者が何年もかけて覚えてきたものです。自動化の仕組みを入れても、例外の扱い方を知らなければ、仕組みは止まりやすくなります。
どこで人が判断すべきかを決める
自動化を入れるときに一番難しいのは、どこまでを機械に任せ、どこで人に戻すかの線引きです。金額が大きい支払い、取引先との関係に関わる返信、法律や税の確認が要る処理。どの場面で人に判断を戻すべきかを知っていることが、事務代行者の一番の業務知識です。
業務の前後のつながりを知っている
事務代行者は、1つの作業だけでなく、その前後を知っています。受注のメールが来たら誰が在庫を確認し、請求書はいつ誰の承認を経て送られるのか。作業を1つ自動化しても、前後の流れとかみ合わなければ、結局は人が手で直すことになります。業務の流れ全体を見たうえで自動化の順番を決められるのは、代行で取引先の中に入ってきた人の強みです。
Walkersの例：定常業務はAIに、判断だけを人に届ける
Walkersの自社プロダクト「FDE-NOAH」は、この考え方を形にしたものです。メール・営業・経理・議事録など会社の定常業務をAIが監視して自動で処理し、判断が必要な場面だけを人に届けます。
自分の業務で先に使ってから外に出す
FDE-NOAHは、Walkers自身の経営で先に運用しています。自社の定常業務で使い、どこで止まるか、どこで人に戻すべきかを確かめてから外に出す順番です。自分の業務で先に回してみると、取引先に売る前に、例外の扱いと人に戻す線引きを固められます。
事務代行者にとっても、この順番はそのまま使えます。自分が今抱えている代行業務の一部を、まず自分の手元で自動化してみる。そこで見つかった例外と判断の線引きが、商品の中身になります。
1社ごとに合わせて入れる
FDE-NOAHは、1社1デプロイの形をとっています。会社ごとに定常業務の中身も、人に戻すべき場面も違うことを考えると、この形は事務代行者にも参考になります。業務知識を商品にするときも、最初から誰にでも使える仕組みを目指すより、1社の業務に合わせて入れ、その経験から共通する部分を少しずつ型にしていくほうが進めやすくなります。
代行の取引先が3社あれば、3社に共通する手順と、1社だけの例外が見えてきます。共通する部分が商品の土台になり、例外の扱い方が導入のときの強みになります。
受託開発会社が自社業務の仕組みを先に回してから提供する型は、受託開発会社の自社プロダクト戦略｜SaaS化・横展開・事業譲受の3つの型でも整理しています。
業務知識をプロダクトにする3つの形
事務代行の業務知識をプロダクトにする形を、作る手間の小さい順に3つ紹介します。何度も頼まれる作業を種にする考え方は、受託で何度も頼まれる作業は、プロダクトの種になる｜見つけ方と3つの判定が参考になります。
始める前に、例外の記録を取る
どの形を選ぶにしても、最初に例外の記録を取ります。1か月ほど、手順書どおりに進まなかった処理を「何が起きたか」「どう判断したか」「誰に確認したか」で書き残すだけです。例外の記録がたまるほど、商品の中身は他の人がまねしにくいものになります。手順そのものは誰でも書けますが、例外とその判断は、代行を続けてきた人の手元にしかないからです。
業種別の手順書と判断表
特定の業種で何度も代行してきた業務は、手順と例外、人に戻す条件をまとめた判断表にできます。社内で事務を回したい小さな会社にとって、例外まで書かれた手順書は手に入りにくいものです。業種は、自分が実際に何度も担当してきたものから選ぶのが前提です。判断表は、売れなかったとしても新しい取引先に代行の中身を説明する資料として使えるので、作った手間が無駄になりにくい商品です。
業務を絞った小さな自動化ツール
「月末の請求書の照合」「予約の受付と確認の連絡」のように業務を1つに絞り、例外の扱いを組み込んだ小さなツールは、業種に特化した商品になります。例外の記録がたまっていれば、ツールに組み込む「人に戻す条件」もそのまま決められます。業務ごとのSaaSの探し方は、SaaSのアイデア40選｜業種別・業務別の探し方と値付けでも整理しています。
AIと人の確認を組み合わせた定額サービス
作業はAIで処理し、判断が要る場面だけを代行者が見る形にすると、作業時間ではなく月額で請求するサービスになります。代行の延長に見えますが、時間を売る形から、仕組みと判断を売る形に変わる点が大きな違いです。
この形は、今の代行の取引先にそのまま提案しやすいのも利点です。取引先にとっては担当者が変わらず、作業の速さだけが上がるように見えます。代行者にとっては、同じ取引先の数でも作業時間が減り、自社の商品に回す時間を作れます。受託の比率をいきなり変えず、代行の売上を保ったまま移れる形です。
業務知識を商品にする前に確認すること
事務代行の業務知識を商品にするときは、取引先から預かった情報の扱いに特に注意が必要です。代行の仕事は、取引先の顧客情報や経理の情報に触れることが多いからです。
時間とお金の上限を先に決める
事務代行は締め日や月末に作業が集中するので、自分の商品の時間は真っ先に削られがちです。始める前に、週に何時間を自分の商品に使うかを決めてカレンダーに入れておきます。たとえば週4時間です。月末の繁忙期でも動かさない枠にしておくと、少しずつでも前に進みます。時間の作り方は、受託が忙しくて自社サービスが進まない人の時間管理術｜週4時間を先に確保するで詳しく書いています。
あわせて、失ってよい時間とお金の上限も決めます。ハコブネ式の原則に「上限を決めて大胆に」があります。「3か月、週4時間、ツールの利用料はこの金額まで」と決めておけば、その範囲では迷わず試せます。上限に届いたら、続けるか、形を変えるか、止めるかを判断します。上限を先に決めておけば、試作がうまくいかなくても代行の仕事には響きにくくなります。
取引先の情報を持ち出さない
手順書や判断表を作るときは、取引先の名前や顧客の情報が分からない形にします。秘密保持や再利用の範囲は契約によって変わるため、使う前に確認してください。確認すべき点は受託の成果物を自社製品に使ってよいか｜契約で確認する5つの点にまとめています。法律の判断は、弁護士など専門家に相談するのが安全です。
権限とデータの保管を点検する
自動化ツールを提供する場合、メールや経理のシステムにどこまでの権限でつなぐか、APIキーをどう保管するか、AIの利用料の上限をどう決めるかを、出す前に点検します。点検の項目はAIで作ったプロダクトをリリースする前のチェックリスト｜事業・技術・契約・運用にまとめています。
既存の取引先に、受託の延長として見せる
試作ができたら、まず今の取引先に、代行の延長として見せます。自動化の相談をしてきた取引先は、最初のお客さんになり得ます。関係を壊さない切り出し方は、既存顧客に自社サービスを提案する方法｜受託の関係を壊さない切り出し方を参考にしてください。
反応がよければ、無料で配るのではなく、有料モニターとして少額で使ってもらいます。ハコブネ式の原則に「実績は有料モニターで」があります。無料だと相手は気軽に褒めてくれますが、払ってでも使うかどうかは分かりません。少額でもお金を払ってもらうと、どの例外で止まったか、どの判断を人に戻してほしいかといった意見が具体的になります。価格の決め方や約束する内容は、有料モニターの集め方と価格の決め方｜正規リリース前に実績を作るにまとめています。
代行の比率は、自分の商品の売上を見て変える
有料モニターが付いても、代行をすぐに減らす必要はありません。ハコブネ式の4段階では、受託ほぼ100%から始め、有料モニターの段階で9割、正規リリースで5〜7割、自社プロダクトの段階で5割以下が目安です。あくまで目安で、生活費や固定費によって変わります。代行の売上が支えになっているうちは、自分の商品の数字を落ち着いて見ながら判断できます。
もう一つの原則「売れなくても沈まない」も覚えておいてください。手順書や判断表、小さなツールが思うように売れなくても、代行の提案資料や、取引先に業務の改善を提案するときの材料として使えます。
よくある質問5選
質問1BPOや事務代行の仕事は、自動化でなくなりますか？
入力や仕分けといった定型の作業は短くなりやすく、作業時間で請求する形は縮んでいく可能性が高いと考えています。一方で、例外の扱い方や、どこで人が判断すべきかという業務知識は残り、それ自体が商品になります。
質問2取引先から自動化を頼まれたら、仕事が減りませんか？
作業時間で請求している部分は減るかもしれません。ただ、例外の扱いを知っている代行者が自動化を手伝えば、月額の仕組みと判断の確認という新しい形で関係を続けられる可能性があります。
質問3プログラミングができなくても、業務知識をプロダクトにできますか？
手順書や判断表は、文書から始められます。小さな自動化ツールも、AIを使えば試作できるようになっているので、まず自分の代行業務の一部で試してみるところから始めれば十分です。
質問4取引先の業務の手順を商品にしてもよいですか？
契約や秘密保持の取り決めによって扱いが変わるため、使う前に必ず確認が必要です。取引先の名前や顧客の情報が分からない形にし、判断に迷うときは弁護士など専門家に相談してください。
質問5最初に自動化する業務は、どう選べばよいですか？
自分の代行業務の中で、件数が多く、例外のパターンもある程度分かっている業務から選ぶのが近道です。自分の手元で先に回してみて、人に戻す線引きを固めてから外に出すと、作り直しが減ります。件数が少ない業務は、自動化しても浮く時間が小さいので後回しで構いません。
今週は、代行業務の例外を書き出す
BPOや事務代行は、定型の作業が自動化で短くなる一方で、例外と判断の業務知識が積み上がる仕事です。今週は、担当している代行業務を1つ選び、手順書に書かれていない例外と、人に判断を戻している場面を書き出してみてください。
代行で積んだ業務知識は、自分のプロダクトに移るときに間違いなくプラスに働きます。書き出した例外の一覧が、手順書・ツール・定額サービスのどれにするかを決める材料になります。
ハコブネは、受託と自社の新規事業を並行してきた株式会社Walkersが運営する、AI×事業開発のコミュニティです。月額4,980円（税込）、入会金・解約金0円で、Discordでの相談やオンライン交流会、東京での対面イベントがあります。どの業務知識から形にするか迷っている人は、入会を前提にしないオンラインの無料相談会で一緒に整理してみてください。
この記事について
池田は、ITとノーコードの事業開発・教育事業の立ち上げを経て2021年にWalkersを共同創業。100件以上のシステム開発に携わり、要件がまだ固まっていない案件や、他社から引き継いだ開発の立て直しを担当しています。
株式会社Walkersは、AI駆動開発・ノーコード開発のシステム開発会社です。累計開発実績300件、200社以上の支援、自社メディアの累計100万PV。受託開発と並行して、自社でも複数の新規事業を立ち上げています。
この記事で触れた事例の出典
最終更新：2026年10月21日